Beim Eisenhower Prinzip handelt es sich um ein Lösungsverfahren für organisatorische Probleme, das seit seiner Entstehung unter anderem häufig im Consultingbreich verwendet wird. In einer Matrix mit vier Feldern werden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert und gegenübergestellt. Das System wird im allgemeinen eigesetzt um Ressourcen sinnvoll zu steuern.
Die Geschichte der Eisenhower-Matrix
Tatsächlich geht der Name Eisenhower Matrix auf den General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Es scheint allerdings so, dass er dieses Prinzip nie selbst angewandt hat. Klar ist, dass er es nicht erfunden hat. Sein Name wird deshalb damit in Verbindung gebracht, weil er es 1954 in einem Vortrag erwähnt hat, wobei er es einem ehemaligen Hochschulprofessor zuschrieb. Gesagt haben soll dieser:
„I have to kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“
Auf Deutsch:
“Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.“
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?
Die Matrix lässt sich am besten anhand einer Tabelle aus vier Blöcken darstellen. Die Blöcke werden von links nach rechts geordnet in dringend und nicht dringend und darunter in wichtig und nicht wichtig. So ergeben sich vier Felder, in denen von links oben nach rechts unten die folgenden Kombinationen auftauchen:
- A: wichtig und dringend
- B: wichtig, aber nicht dringend
- C: nicht wichtig, aber dringend
- D: nicht wichtig und auch nicht dringend
Daraus ergibt sich folgende Schlussfolgerung:
- A – wichtig und dringend: sofort selbst erledigen!
- B – wichtig, aber nicht dringend: einen Termin festlegen und zu diesem Termin selbst erledigen.
- C – nicht wichtig, aber dringend: an einen kompetenten Mitarbeiter zur sofortigen Erledigung delegieren.
- D – nicht wichtig und nicht dringend: überhaupt nicht erledigen.
Wer das zum ersten Mal liest, nimmt es meistens erst einmal ungläubig zur Kenntnis. Wer näher hinsieht, erkennt oft schnell die unabweisbare Logik.
Vorteile der Eisenhower-Matrix
Die Vorteile dieses Systems liegen auf der Hand: Was erledigt werden muss, wird auch erledigt, das was wichtig ist, sofort; was weder wichtig noch dringend ist, überhaupt nicht. Stichwort: Ablage P (=Papierkorb).
Daneben enthält die Matrix eine Besonderheit, die gerne übersehen wird: Es gibt Dinge, mit denen sich ein Vorgsetzter oder Chef sinnvollerweise selbst beschäftigen sollte, und das auch noch möglichst ‚pronto‘. Daneben gibt es Dinge, die, wenn schon nicht so wichtig, doch immerhin so dringend sind, dass sie am besten für sofort an andere delegiert werden. So stehen die Chancen gut, Ressourcen, vor allem personelle Ressourcen, sinnvoll und zeitgerecht einzusetzen. Genau dafür wird dieses System im Allgemeinen benutzt: um Ressourcen zu steuern. Es nützt nichts, wenn sich ein Mitarbeiter tagelang mit einer Sache herumquält, die zwar unbedingt erledigt werden müsste – aber doch nicht unbedingt jetzt! Was nützt es andererseits, wenn sich der Chef permanent mit irgend welchen Dingen abgibt, die zwar wichtig sein mögen, die aber bei Gelegenheit von einem anderen erledigt werden könnten?
Kritik an der Eisenhower-Matrix
Es gibt kein Prinzip, das nicht irgendwann Kritiker fände. So ist es auch mit dem Eisenhower-System. Hintergrund der Kritik ist, dass sich Aufgaben eigentlich nicht von selbst wichtig machen und so in den Vordergrund schieben sollten. Anders ausgedrückt: Wer sich stur an die Matrix hält, läuft schnell Gefahr, nicht selbst zu agieren, sondern von seinen Problemen, seinen Aufgaben, förmlich herumgeschubst zu werden. Das allerdings kann nur passieren, wenn alle Beteiligten Tag für Tag blindlings der Matrix folgen, ohne sie zu hinterfragen.
Beispiele und Tipps
Genau genommen ist die Eisenhower-Matrix nichts anderes als das, was die meisten Menschen als To-Do-List kennen.
Nehmen wir an, es sind folgende Dinge zu erledigen: fürs Wochenende einkaufen; die Schwiegermutter anrufen, dass Sie am Sonntag nicht zu Besuch kommen können; die Kinder zum Tennisunterricht bringen; den Rasen mähen und und und … Schon sind Sie in der Bredouille, denn jeder Mensch kann sich nur eine Handvoll Dinge merken. Also: Eine Liste, eine To-Do-List anlegen, aber nicht einfach von oben nach unten. Es lohnt sich, sich ein wenig Zeit zu nehmen und vor dem Eintragen bereits nach wichtig und weniger wichtig vorzusortieren. Wichtiges kommt nach oben, weniger Wichtiges nach unten. Dabei nicht den Fehler machen, die Zeilen direkt untereinander zu setzen. Es fällt Ihnen immer noch etwas ein, was eigentlich wichtiger gewesen wäre als anderes, aber jetzt oben nicht mehr zwischen die Zeilen passt.
Ebenso wichtig: Die Liste jeden Tag pflegen. Was zuunterst steht, ersatzlos wegstreichen, und wenn’s die Schwiegermutter wäre.
Und noch ein Tipp: Die Liste ähnlich wie die Eisenhower Matrix anlegen, also in zwei Spalten nebeneinander. In der zweiten Spalte können Zusatzinformationen oder Anweisungen stehen: Macht Mama; können die Kids bei Gelegenheit erledigen… Schon haben Sie nicht mehr nur eine simple – oft doch recht unübersichtliche – To-Do-List, sondern eine richtige Eisenhower Matrix.
